Mekanisme Pengisian Data Sekolah Dikdas Kemendiknas 2012

Persiapan Pendataan
Berikut adalah beberapa langkah yang akan dilakukan dalam rangka mempersiapkan proses pendataan:

1. Ditjen Didkas mengirim surat yang berisikan Petunjuk Teknis Pendataan, DVD dan nomor register kepada seluruh sekolah. Nomor register ini bersifat unik untuk setiap sekolah (berbeda antar sekolah). Oleh karena itu, nomor register ini agar digunakan hanya oleh petugas pendataan di sekolah masing-masing dan disimpan.

2. Setelah sekolah menerima surat tersebut, sekolah diharapkan menginstall software tersebut di komputer sekolah dan belajar secara mandiri (atau meminta bantuan kepada pihak lain)…..

3. Ditjen Dikdas akan melatih Tim Data Kabupaten/Kota untuk dapat menguasai penggunaan software sistem pendataan dengan tujuan agar dapat menjadi narasumber di kabupaten/kota masing-masing apabila ada pertanyaan/kesulitan dari sekolah. Direkomendasikan agar Pemda Kabupaten/Kota melatih sekolah
dengan dana dari sumber APBD. Akan tetapi, apabila tidak dapat dilakukan pelatihan akibat tidak adanya dana di kabupaten/kota, proses pendataan dari sekolah tetap berjalan, tidak harus menunggu adanya pelatihan dari kabupaten/kota.

4. Pemda Kabupaten/Kota dilarang melaksanakan pelatihan kepada sekolah dengan biaya yang dibebankan kepada sekolah (misalnya dari dana BOS).

5. Ditjen Dikdas akan membuka akses pendampingan kepada Dinas Kabupaten/Kota, selanjutnya Dinas Kabupaten/Kota melakukan pendampingan kepada sekolah apabila mengalami kesulitan.

Mekanisme Pengisian Data kedalam Sofware Pendataan Langkah-langkah mekanisme pengisian data sekolah, adalah sebagai berikut:
1. Sekolah menggandakan/mengcopy formulir sesuai dengan kebutuhan. Misalnya untuk formulir F-PD digandakan sebanyak jumlah siswa, demikian juga F-PTK.
2. Sekolah membagi formulir kepada individu yang bersangkutan untuk diisi secara manual selanjutnya dikumpulkan oleh sekolah.
3. Sekolah memasukkan data kedalam sistem database yang telah disiapkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar, Kemdikbud.
4. Pengisian data dilakukan di sekolah (di komputer milik sekolah) oleh petugas yang ditunjuk oleh kepala sekolah.
5. Apabila dalam keadaan tertentu, pengisian data tidak dapat dilakukan oleh sekolah karena tidak ada komputer/listrik atau tidak ada tenaga yang mampu, sekolah dapat melakukan ditempat lain dengan mempertimbangkan efisiensi biaya dan keamanan kerahasiaan data. Jika memungkinkan, disarankan dilakukan di sekolah lain terdekat
yang memiliki fasilitas komputer dan tenaga yang terampil atau di Kantor Dinas Pendidikan Kecamatan/Kabupaten.
6. Sekolah harus selalu mem-backup data yang telah dientri.
7. Formulir yang telah diisi secara manual oleh siswa/guru/sekolah harus disimpan di sekolah masing-masing untuk keperluan monitoring dan audit.
8. Setelah data selesai dimasukkan oleh sekolah kedalam sistem database, sekolah mengirim data tersebut secara on-line ke server di pusat dengan cara sesuai petunjuk yang ada dalam DVD.
9. Setelah data terkirim ke server secara on-line sekolah melakukan verifikasi data ke kab/kota dengan membawa bukti fisik berupa: daftar absensi siswa (softcopy data hasil entry, absensi kelas, dan dokumen PTK (Ijasah, KTP, NUPTK dan SK
Pengangkatan).